Certificat de naștere: 5 greșeli administrative pe care să le eviți ca proaspăt părinte

Un certificat de naștere este, fără îndoială, primul și cel mai important document pe care îl vei obține pentru micuțul tău, fiind piatra de temelie a identității sale legale. După nouă luni de așteptare plină de emoție și efortul nașterii, tu te afli acum în cea mai frumoasă perioadă a vieții, cea în care îți cunoști bebelușul și te bucuri de fiecare zâmbet nou. Dar pe lângă îmbrățișările și nopțile albe, există și o mică parte administrativă pe care este bine să o gestionezi cât mai repede și cât mai corect. Deși birocrația sună intimidant, scopul acestui articol este să îți demonstreze că procesul de obținere a actelor nu este deloc complicat, ci necesită doar o bună informare prealabilă.

Acte necesare certificat de nastere

Situația 1: Părinții sunt căsătoriți

• certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea (original);
• certificatul de căsătorie (original);
• actele de identitate ale părinților (original);
• actul de identitate al declarantului, după caz ​​(original);

Atenție! Dacă tu și soțul tău purtați nume de familie diferite, sau dacă prenumele micuțului așa cum este trecut în certificatul medical diferă de cel pe care doriți să îl declarați (sau este format din mai mult de trei cuvinte), înregistrarea nașterii se va face în baza unei declarații. Această declarație trebuie semnată de amândoi părinții chiar în fața ofițerului de stare civilă care finalizează înregistrarea.

Situația 2: Părinții nu sunt căsătoriți, iar copilul este recunoscut de tată

• certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea (original);
• certificatul de naștere al mamei (original);
• actul de identitate al mamei (original);
• actul de identitate al tatălui (original);
• certificatul de naștere a tatălui (original);
• în cazul în care copilul este recunoscut de tată, înregistrarea naşterii se face în baza declaraţiei, semnată de ambii părinţi, dată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează actul, declarație din care să rezulte și numele de familie pe care urmează să-l poarte copilul

Important de reținut! Declarația prin care stabiliți numele de familie al bebelușului trebuie întotdeauna semnată numai în fața ofițerului de stare civilă. Totuși, declarația prin care tatăl își recunoaște copilul are o variantă alternativă și poate fi dată și în fața notarului public.

Situația 3: Mama copilului are vârsta sub 14 ani

În situația în care ambii părinți au vârsta sub 14 ani, documentele necesare sunt:

• certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea(original);
• certificatul de naştere al mamei (original);
• actul de identitate al reprezentantului legal al acesteia sau al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de reprezentantul legal al mamei copilului.

În situaţia în care mama copilului are vârsta sub 14 ani, iar tatăl nu recunoaște copilul, sunt necesare:

• certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea (original) ;
• certificatul de naştere al mamei (original);
• actul de identitate al reprezentantului legal al mamei sau al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de reprezentantul legal al mamei.

Situația 4: Mama copilului nu este căsătorită, iar copilul nu este recunoscut de tată

• certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea(original);
• certificatul de naștere al mamei (original);
• actul de identitate al mamei (original) ;
• actul de identitate al declarantului (original), după caz.

În acest caz special, este bine să știi că numai tu, ca mamă, ești cea care poate solicita și obține certificatul de naștere al copilului.

Situația 5: Acte necesare pentru un certificat de naștere al unui copil născut în străinătate

Dacă ești cetățean român și ai născut în afara țării, cererea de înscriere a nașterii (transcrierea) trebuie depusă la misiunea diplomatică sau oficiul consular acreditat din statul în care a avut loc evenimentul. Dacă amândoi părinții sunteți cetățeni români, oricare dintre voi poate depune cererea. La momentul eliberării efective a documentului, se va prezenta părintele care a inițiat cererea.

Documente necesare:

• certificatul (extrasul) de naştere străin, cu părinţii, apostilat sau legalizat de autorităţile locale, în original şi copie;
• declaraţia pe proprie răspundere privind inexistenţa altei transcrieri în România sau la altă misiune diplomatică a României (formularul se primeşte la misiunea diplomatică);
• paşapoartele părinţilor copilului, în original şi copie
• certificatele de căsătorie şi de naştere ale părinţilor copilului, în original şi copie; dacă tatăl copilului este cetăţean străin, se va prezenta extrasul său de naştere.
• permisul de şedere în străinătate al cel puţin unuia dintre părinţi (atunci când ambii sunt cetăţeni români), în original şi copie
• buletinul/cartea de identitate din România, în original şi copie

O notă importantă! Este bine să știi că misiunile diplomatice și oficiile consulare eliberează certificate de naștere cu cod numeric personal (CNP) numai pentru copiii născuți după data de 1 ianuarie 2004. Dacă copilul tău este născut înainte de această dată, va trebui să obții CNP-ul în România, la Serviciul de Stare Civilă.

Depunere pentru certificat de naștere

Depunerea documentelor pentru a obține certificatul de naștere

Procedura de obținere a certificatului de naștere este strict reglementată, mai ales în ceea ce privește termenul.

Pentru a obține acest document vital, trebuie să depui o cerere la Serviciul de Stare Civilă din cadrul primăriei pe raza căreia a avut loc nașterea bebelușului tău. Este esențial să te încadrezi într-un termen de maxim 30 de zile de la data nașterii.

La depunere, este necesar să prezinți certificatul medical constatator al nașterii și, bineînțeles, actele de identitate ale părinților.

Ce este de reținut?

• Unde depui: La Serviciul de Stare Civilă al primăriei pe raza căreia s-a produs evenimentul (nașterea).
• Când depui: În termen de maximum 30 de zile de la naștere.

În cazul în care ai nevoie de un duplicat al certificatului de naștere, trebuie să știi că acesta se obține depunând cererea fie la biroul de stare civilă care păstrează originalul actului, fie la biroul de stare civilă de la domiciliul tău sau chiar la consulatele române, dacă te afli în străinătate.

Certificat de naștere internațional

Dacă știi că vei călători sau că te vei stabili în străinătate, este bine să știi că există o variantă a documentului care îți poate ușura mult interacțiunile administrative: extrasul de naștere multilingv. Acesta este, de fapt, un formular standardizat al certificatului de naștere, recunoscut în statele care au aderat la Convenția de la Viena din 1976. Marele său avantaj este că elimină nevoia de traducere și legalizare (apostilare) atunci când îl prezinți autorităților din aceste țări, economisind timp și bani. Este o soluție practică și eficientă, creată special pentru a simplifica procedurile birocratice internaționale.

Dacă vrei să obții acest document, procedura este destul de simplă și este similară cu cea pentru eliberarea unui duplicat. Poți depune cererea la Serviciul de Stare Civilă, care păstrează actul de naștere original, la biroul de stare civilă de la domiciliul tău sau, dacă ești deja în afara țării, la o misiune diplomatică sau la un oficiu consular al României. De asemenea, este important să reții că extrasul multilingv poate fi solicitat de tine, ca părinte (reprezentant legal), sau chiar de titularul actului, dacă acesta este major.

Certificat naștere copil părinți necăsătoriți

Părinții nu sunt căsătoriți, iar copilul este recunoscut de tată:

– certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea (original);
– certificatul de naștere al mamei (original);
– actul de identitate al mamei (original);
– actul de identitate al tatălui (original); 
– certificatul de naștere a tatălui (original);
– în cazul în care copilul este recunoscut de către tată, înregistrarea naşterii se face în baza declaraţiei, semnată de ambii părinţi, dată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează actul, declarație din care să rezulte și numele de familie pe care urmează să-l poarte copilul

Mama copilului nu este căsătorită, iar copilul nu este recunoscut de tată:

– certificatul medical constatator al naşterii, întocmit în România pe formular-tip, care trebuie să cuprindă număr de înregistrare, dată certă şi semnătura medicului, iar în străinătate, în conformitate cu prevederile legislaţiei statului pe teritoriul căruia s-a produs naşterea(original);
– certificatul de naștere al mamei (original);
– actul de identitate al mamei (original) ;

– actul de identitate al declarantului (original), după caz.
În acest caz, certificatul de naștere al copilului poate fi solicitat numai de către mama copilului

Certificat de nastere model nou

Trăim într-o eră dominată de tehnologie, iar vestea bună este că administrația publică din România face un pas important către modernizare. Serviciile digitale sunt viitorul, iar începând cu acest an, suntem printre cei care pot beneficia de patru dintre cele mai importante documente de stare civilă – inclusiv certificatul de naștere – eliberate în format electronic. Această inițiativă este o schimbare majoră care simplifică semnificativ accesul la serviciile publice esențiale. Prin acest proiect de digitalizare, administrația devine mai accesibilă, mai eficientă și mult mai modernă, oferind servicii la standarde europene.

Începând cu anul 2025, noile certificate electronice sunt deja disponibile prin sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă. Proiectul, dezvoltat în colaborare cu Autoritatea pentru Digitalizarea României, are un obiectiv clar: eliminarea birocrației și oferirea de soluții rapide și sigure pentru obținerea documentelor esențiale. Astfel, eliberarea certificatului de naștere – alături de cele de căsătorie, divorț și deces – se realizează acum într-un mod mult mai simplu, rapid și eficient. Este grozav că poți solicita aceste documente online, fără să mai fie nevoie să te deplasezi la primăria locală sau să pierzi timp prețios la ghișee.

Cum arată noile documente

Este important să știi că noile documente de stare civilă au un design modern, adaptat standardelor digitale internaționale. Acestea sunt emise în format electronic și includ elemente de siguranță avansate, special concepute pentru a asigura autenticitatea și validitatea lor neechivocă.

Transcriere certificat de naștere

Dacă ai născut în străinătate și micuțul tău a fost înregistrat la autoritățile locale de acolo, este bine să știi că, în calitate de părinte cetățean român, ești obligată să ceri transcrierea acelui certificat de naștere străin în actele de naștere românești. Acest proces este esențial pentru ca bebelușul tău să aibă recunoaștere legală și în România. Transcrierea se face la Serviciul de Stare Civilă din orașul unde tu sau celălalt părinte ați avut sau aveți ultimul domiciliu în țară.

Acte necesare:

• certificatul (extrasul) apostilat sau supralegalizat, după caz – original + fotocopie + traducerea în limba română, legalizată şi autentificată de un notar public;   
• extras multilingv sau certificatul original însoțit de formularul standard multilingv (după caz);
• declaraţia (apostilată sau supralegalizată, după caz) părinţilor cu privire la domiciliul minorului în cazul în care domiciliul stabil al acestora este diferit + traducerea în limba română, legalizată şi autentificată de un notar public;
• declaraţia (apostilată sau supralegalizată, după caz) părinţilor cu privire la faptul că nu s-a mai solicitat transcrierea certificatului de naştere la alte instituţii în ţara sau în străinătate + traducerea în limba română, legalizată şi autentificată de un notar public;
• certificatele de naştere ale părinţilor;
• certificatul de căsătorie;
• actele de identitate (după caz, adeverinţă de ultim domiciliu) parinţi si după caz, mandatar;
• procura specială apostilată (supralegalizată) sau dată la Consulatul Român (pentru transcrierea certificatului si ulterior pentru ridicarea lui);
• taxă transcriere

Extrasele multilingve sau certificatele însoțite de formulare standard multilingv, nu necesită traducere.

Model procură transcriere certificat de naștere

Este firesc să nu găsești cu ușurință un model standardizat de procură pe internet, deoarece acest document este unul special, care trebuie personalizat. Dacă te afli în străinătate și ai nevoie de o astfel de împuternicire pentru transcrierea certificatului de naștere, îți recomandăm să contactezi direct Misiunea Diplomatică sau Oficiul Consular al României din țara în care te afli. Dacă ești deja în țară, poți solicita informații detaliate de la orice Birou Notarial Public sau de la Serviciul de Stare Civilă unde urmează să depui actul. Aceste instituții sunt cele mai în măsură să îți ofere detalii clare despre conținutul și formatul exact al procurii de care ai nevoie.

Dacă intenționezi să folosești certificatul de naștere al copilului tău în afara țării, este foarte posibil să ai nevoie de apostilă. Aceasta este o certificare a autenticității, o ștampilă specială aplicată pe document în conformitate cu prevederile Convenției de la Haga din 1961. Este un pas esențial care are ca scop recunoașterea internațională a actului tău în țările semnatare ale Convenției. Pe scurt, apostila atestă că semnătura și ștampila de pe certificatul de naștere românesc sunt autentice, facilitând relațiile juridice și administrative peste hotare.

Este bine să știi că nu toate documentele au nevoie de această procedură, dar apostilarea este necesară în mod frecvent pentru acte precum certificatul de naștere (dacă nu ai optat pentru extrasul multilingv), certificatele de căsătorie sau diplomele de studii, ori de câte ori sunt solicitate de autoritățile dintr-o țară membră a Convenției. Durata și costul procesului pot varia în funcție de instituția unde aplici și de tipul documentului, de aceea este recomandat să verifici din timp cerințele specifice ale țării de destinație.

Adeverința de naștere

O adeverință de naștere este un termen mai puțin formal pentru certificatul de naștere, un document oficial eliberat de Primărie (prin Serviciul de Stare Civilă) care atestă nașterea unei persoane. Acesta conține informații esențiale precum numele complet, data și locul nașterii, dar și numele părinților. Certificatul de naștere se poate obține prin depunerea unei cereri scrise la Starea Civilă, însoțită de actul de identitate și, uneori, de certificatul de căsătorie al părinților sau dovada plății taxelor. 

Certificat de naștere apostilat

Procedura de apostilare a actelor se desfășoară la sediul Instituției Prefectului din județul tău. Este bine să verifici din timp criteriile de competență afișate la sediul instituției sau pe site-ul acesteia, pentru a te asigura că te adresezi locului corect. De asemenea, dacă ai deja certificatul de naștere emis în format electronic și semnat digital (modelul nou), ai o opțiune modernă: poți solicita apostila și online, printr-un serviciu public gestionat la nivelul Ministerului Afacerilor Interne. Coordonarea întregii activități legate de eliberarea apostilei este asigurată de Ministerul Afacerilor Interne.

Nu uita, certificat de naștere este primul pas oficial în viața copilului tău și merită toată atenția ta. Deși pare o formalitate serioasă, este o etapă pe care o vei depăși rapid dacă ești atent/ă la detalii și acționezi în interiorul termenului de 30 de zile.

Acum că știi exact unde trebuie să mergi (Serviciul de Stare Civilă) și ce documente trebuie să ai la tine, te poți concentra cu adevărat pe ceea ce este important: creșterea micuțului tău. Fii mândră de efortul tău de a te informa și nu te teme de birocrație. Ești o mămică puternică, ai reușit să aduci pe lume o viață, iar completarea unor formulare este cu siguranță o sarcină mult mai ușoară! Folosește acest ghid ca pe o resursă și bucură-te de fiecare moment alături de bebelușul tău, știind că actele lui sunt în ordine și că tu ai îndeplinit totul corect. Cu un certificat de naștere obținut la timp, ai asigurat baza legală necesară pentru toate drepturile sale viitoare.

Surse:

• https://termene.ro/articole/cat-costa-apostilarea-unui-document-si-unde-o-poti-face#:~:text=Durata%20%C8%99i%20costul%20procesului%20de%20apostilare%20pot%20varia%20%C3%AEn%20func%C8%9Bie,urgen%C8%9B%C4%83%2C%20contra%20unei%20taxe%20suplimentare.
• https://mae.ro/node/1432
• https://dpepsc.ps2.ro/index.php/starea-civila/stare-civila/15-inregistrarea-actului-de-nastere
• https://eghiseul.ro/cum-vor-arata-documentele-de-stare-civila-2025/
• https://www.spclepbv.ro/acte-necesare/transcrieri-schimbari-nume-rectificari-inscrieri-mentiuni-strainatate-divorturi-administrative/362/Transcriere_certificat_de_nastere